Szybki rozwój technologiczny miał wpływ na znaczny spadek tradycyjnej korespondencji. O ile jeszcze kilkanaście lat temu niemal każdy wysyłał rocznie wiele listów, tych prywatnych i tych urzędowych, o tyle teraz większość spraw załatwia się online. Życzenia świąteczne coraz częściej wysyłane są drogą elektroniczną lub poprzez media społecznościowe. Sytuacja na świecie spowodowała, że nawet urzędowe sprawy coraz częściej i łatwiej można rozwiązać wysyłając email z dokumentami w formie plików.
Nadal jednak wiele osób korzysta z tradycyjnego rozwiązania. Ludzie listy piszą, urzędy wysyłają dokumenty a firmy korzystają z przesyłek pocztowych, jako narzędzia do reklamy i zdobywania zaufania klientów. Dowiedzmy się zatem, jak drukować na kopercie? Poznajmy także odpowiedź na pytanie, czy potrzebna jest specjalna drukarka, żeby móc drukować na kopercie? Zapraszamy do poradnika.
Drukowanie na kopertach – magiczna sztuczka czy prosta czynność?
Wiele firm i urzędów używa różnego rodzaju kopert do codziennej korespondencji. Koperty od lat są nośnikami różnorodnej dokumentacji. Oczywiście korzystają z nich także osoby prywatne, a wzmożony ruch na poczcie widać zazwyczaj w okolicy największych świąt.
Wbrew pozorom drukowanie na kopertach wcale nie jest magiczną umiejętnością. To bardzo prosta czynność, do której na dodatek nie potrzeba specjalnego sprzętu. Rozwijająca się firma powinna zatem wiedzieć w jaki sposób drukować na kopertach, by np. w biurze usprawnić przygotowanie do wysyłki większej ilości materiałów reklamowych lub oficjalnych pism. Osobom prywatnym taka umiejętność pozwoli wysyłać piękną kartkę czy indywidualnie spersonalizowaną kopertę. Dodatkowo dla tych, których charakter pisma nie jest czytelny, będzie to spory plus w postaci dobrze widocznego adresu odbiorcy, co niejako gwarantuje, że list zostanie dostarczony pod odpowiedni adres. Warto więc wiedzieć jak poprawnie ustawić drukowanie adresu na kopercie.
Drukowanie na kopertach - rodzaje kopert
Koperty dostępne są w sprzedaży w wielu rozmiarach. Najczęściej spotykane czy też te, z których korzysta się zazwyczaj to koperty DL i C5, natomiast nieco rzadziej C6. To właśnie w nich dostarczane są do nas listy od różnych firm lub materiały reklamowe w wielu rozmiarach. Jest ich tyle, że ciężko tak naprawdę znać na pamięć wszystkie. Przygotowałem dla Was małą ściągę najbardziej popularnych z nich.
Warto mieć nieco rozeznania w rozmiarach, które są dostępne obecnie na rynku i z których najczęściej się korzysta. Przyjrzyjmy się zatem bliżej tym rozmiarom:
|
Format koperty |
Rozmiar mm |
Standardowy format arkusza |
|
1. DL |
110 x 220 |
1/3 A4 |
|
2. C7/C6 |
81 x 162 |
1/3 A5 |
|
3. C6 |
114 x 162 |
A6 |
|
4. C6/C5 |
114 x 229 |
1/3 A4 |
|
5. C5 |
162 x 229 |
A5 |
|
6. C4 |
229 x 324 |
A4 |
|
7. C3 |
324 x 458 |
A3 |
|
8. B6 |
125 x 176 |
C6 |
|
9. B5 |
176 x 250 |
C5 |
|
10. B4 |
250 x 353 |
C4 |
|
11. E4 |
280 x 400 |
B4 |
Na zdjęciu: Standardowe rozmiary kopert
W jaki sposób sprawdzić, czy moja drukarka umożliwia wydruk na kopercie?
Pierwszym krokiem jaki należy wykonać, w sytuacji gdy chcemy dowiedzieć się, czy nasza drukarka umożliwia druk na kopertach jest sprawdzenie parametrów urządzenia. W specyfikacji powinna być informacja o rodzaju obsługiwanych nośników, natomiast w miejscu gdzie są wyszczególnione formaty nośników, powinniśmy szukać informacji o formatach kopert, na jakich dane urządzenie jest w stanie drukować. Producenci bardzo często zapisują to jako: Dl, C6, C5 i inne. Jeśli zależy nam na konkretnym rozmiarze, a zapis „ inne” nic nam nie mówi, to wówczas warto sprawdzić taką informację na stronie producenta.
Osoby cechujące się wysoką kreatywnością poradzą sobie nawet wtedy, gdy dana drukarka nie obsługuje wybranego formatu koperty. Tak naprawdę da się to zrobić na niemal każdej drukarce. Wystarczy tylko wiedzieć jak umiejscowić napis, nazwę czy adres w programie tekstowym i w jaki sposób umieścić kopertę w drukarce, by nadruk powstał na właściwej stronie.
Jak zaadresować kopertę?
Do poprawnego zaadresowania koperty niektórzy potrzebują informacji znalezionych w wyszukiwarce Internetowej. Ci, którzy sporadycznie wysyłają listy mają prawo nie pamiętać po której stronie wpisać odbiorcę a po której nadawcę, by list był prawidłowo podpisany.
W urzędach czy biurach, taka sytuacja raczej się nie zdarzy. Natomiast w tym przypadku problemem jest czasochłonność ręcznego pisania, gdy w grę wchodzą setki listów. Znamy rozwiązanie, które pomoże zarówno w pierwszej jak i w drugiej sytuacji. Jest to opcja adresowania kopert w znanym wszystkim programie Word. Nie dość, że podpowiada miejsce wpisu nadawcy i adresata to jeszcze usprawni pracę związaną z adresowaniem.
Jak zaadresować kopertę w Wordzie? Drukowanie adresu na kopercie
Drukowanie na innych formatach niż standardowy arkusz A4 nie jest wcale trudne. Oczywiście może się to początkowo wydawać nieco skomplikowane, ale zapewniam, że tak nie jest. Oto wskazówki jak to zrobić.
Na początek otwórz znany wszystkim program Word i z głównych kategorii wejdź w zakładkę Korespondencja. Następnie z podkategorii Tworzenie wybierz Koperty.
Wówczas otworzy nam się okno dialogowe w którym mamy zaznaczone miejsce na wpisanie adresu odbiorcy i adresu zwrotnego. Użytkownik ma możliwość podglądu koperty. Ponadto program umożliwia indywidualne ustawienie sposobu podawania koperty. W zakładce Opcje kopert w polu Rozmiar koperty można z kolei wybrać jej rozmiar. Jeśli na liście nie ma odpowiednich parametrów, to można przewinąć listę w dół i wybrać Rozmiar niestandardowy. Wówczas pojawi się okienko w którym można wpisać ręcznie szerokość i wysokość papieru.
W karcie Opcje drukowania w oknie dialogowym Opcje kopert możemy także zobaczyć informację o właściwym sposobie podawania kopert do drukarki. Word umożliwia także zmianę miejsca w którym mają pojawić się adresy.
Przykład: Word - tworzenie kopert. Jak drukować na kopercie?
Na jakiej kopercie najlepiej drukować?
Jeśli mamy już gotowy list lub przesyłkę warto zastanowić się w jaką kopertę to zapakować. Wydruk na kopercie powinien być czytelny i dobrze widoczny. Wybór jest dosyć spory, natomiast wiele zależy od tego, czy korespondencja jest prywatna czy urzędowa. Gdy wysyłamy listy do znajomych lub rodziny to rodzaj koperty będzie bez znaczenia. Jak najbardziej może być kolorowa, duża, mała czy klasyczna biała - w tym wypadku to tylko kreatywność się liczy i poczucie dystansu i humoru odbiorcy. Standardowe rozmiary będą natomiast lepszym wyborem w przypadku oficjalnych pism a najbardziej elegancko prezentować się będzie koperta DL. Format A4, który czyta się najwygodniej, zginamy wówczas dwa razy.
Bardzo ważne w przypadku prowadzenia biznesu jest umieszczanie logo wraz z adresem swojej firmy właśnie na korespondencji. Wygląda to bardzo profesjonalnie i może służyć jako dodatkowa reklama na rozpoznawanie marki. Na rynku dostępne są również koperty ozdobne przydatne do wręczania zaproszeń na różne uroczystości.
Druk na kopertach - czy można drukować koperty na dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym?
Z pewnością czytając taki poradnik, zastanawiasz się, czy na Twojej drukarce domowej też można wydrukować na kopercie dane nadawcy i adresata? Otóż mamy dobra wiadomość – większość urządzeń drukujących daje możliwość drukowania na różnych formatach. Wszystko opiera się na odpowiednim ustawieniu parametrów, by dostosować konkretny rozmiar papieru.
Warto korzystać z tej możliwości. Druk na kopertach pomaga gdy prowadzi się działalność, jest nieodzowną częścią pracy w urzędach, ale sprawdzi się także w przypadku prywatnych listów.
Na zdjęciu: Drukarka laserowa HP LaserJet M404DW
Drukowanie na kopertach - jak to zrobić za pomocą drukarki HP?
By drukować na kopertach za pomocą urządzenia drukującego firmy HP nie trzeba mieć specjalnego modelu. Wystarczy tylko odpowiednio ustawić parametry. Następnie za pomocą edytora tekstów, listy kontaktów czy też wcześniej sformatowanych szablonów możesz bez problemu drukować nazwiska, nazwy instytucji oraz adresy na kopertach.
Sposób wkładania kopert do drukarki zależy od posiadanego modelu urządzenia a także od miejsca, w którym znajduje się podajnik papieru. Bardzo ważne jest, by pamiętać, że koperty nie mogą mieć metalowych elementów czy też błyszczących bądź powlekanych powierzchni. W przypadku korzystania z drukarki laserowej warto również korzystać z kopert, które nie są samoprzylepne ani też nie posiadają okienek z folią. Wysoka temperatura pracy drukarki mogła by uszkodzić te wrażliwe elementy.
Na zdjęciu: Urządzenie wielofunkcyjne HP DeskJet 2720e
Jak prawidłowo załadować kopertę do głównego podajnika drukarki HP?
Jeśli jest to drukarka InkJet w głównym podajnikiem z przodu, to przód koperty musi być skierowany w dół a klapka do zamknięcia koperty w lewą stronę.
Jeśli drukarka InkJet ma podajnik z tyłu, to przód koperty mam być do góry a klapka tak jak w każdym poprzednim ustawieniu, także w lewo.
W przypadku drukarek LaserJet z podajnikiem z przodu, przód koperty ma być skierowany do góry i klapka znowu w lewo.
Za każdym razem powinieneś dosunąć prowadnicę szerokości papieru do krawędzi kopert.
Tak jak pisałem na początku - drukowanie na kopertach wcale nie wymaga wielkich umiejętności. Wystarczy, że kilka razy spróbujesz a następnie poradzisz sobie z każdym formatem koperty. Powodzenia.
Przeczytaj podobne poradniki o drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych:
Hlink=https://hanzo.com.pl/userdata/public/news/images/271.jpg,Oznaczenia drukarek,https://hanzo.com.pl/pl/n/271,Litery w nazwach drukarek - poznaj ich znaczenie;https://hanzo.com.pl/userdata/public/news/images/299.jpg,Funkcja Wi-Fi Direct,https://hanzo.com.pl/pl/n/299,Czym jest i kiedy się przyda funkcja Wi-Fi Direct?;https://hanzo.com.pl/userdata/public/news/images/298.jpg,Skaner,https://hanzo.com.pl/pl/n/298,Skaner - definicja oraz budowa i parametry
